Aucun professionnel ne peut faire l’impasse sur la transition numérique et l’obligation de digitaliser les documents de son entreprise. Si cela représente déjà un pari pour de nombreuses structures, certaines autres sont confrontées à un autre problème : la taille des documents qu’il s’agit de numériser.
Digitaliser les documents de grande taille : une gageure pour les professionnels
Zone de production, architectes et notaires : il faut parfois, dans sa pratique, travailler avec des documents de grande taille, dépassant le format classique de l’A4. Cela peut être des plans cadastraux, des documents patrimoniaux mais aussi des tableaux, dans le cas d’artistes.
Outre la taille, le support utilisé n’est pas toujours du papier. Il peut s’agir de calque ; soit un support transparent et facile à abimer.
La numérisation suppose plusieurs impératifs : le fait de digitaliser le document, bien sûr, mais dans les meilleures conditions : chaque ligne, chaque cote, chaque mot ou chiffre doit être clairement lisible.
Les documents d’entreprise, en effet, ont pour beaucoup une valeur probatoire. Il s’agit également, même sans cela, de travailler avec ces nouveaux documents scannés en ayant les bonnes informations ou de pouvoir les transmettre à des clients qui en ont besoin.
Ces documents atypiques s’accompagnent ; dans le cadre de dossiers clients ; d’autres feuilles à un format plus classique. Il faudrait donc passer d’une taille à une autre, avec un appareil dédié, mais aussi trouver la meilleure politique d’archivage pour que tous les documents, quelle que soit leur nature ou leur taille, puissent être trouvés en quelques secondes. Besoin d’aide ?
Quelle est l’importance de la transition numérique et comment y répondre ?
Tous les entrepreneurs comprennent les enjeux de la transition numérique : cela va les rendre plus productifs, plus compétitifs. Personne, de toute manière, ne peut nier l’importance qu’a pu prendre internet aussi bien chez les particuliers que dans le monde du travail et de l’entreprise.
Pourtant, sans posséder les bonnes machines, mais aussi la bonne technique, il peut sembler difficile de répondre à ces obligations. En outre, il faut non seulement passer à la digitalisation pour ses documents présents et futurs mais aussi s’occuper des archives. Un travail parfois titanesque, en fonction de l’âge de l’entreprise.
Certains papiers et plans, alors, peuvent se révéler difficiles à scanner, du fait de leur âge. Il faut les manipuler avec précaution pour qu’ils puissent être exploités. La numérisation répond donc à un autre impératif : faire perdurer les informations, grâce à un support durable, alors que le papier a de nombreux prédateurs (eau, poussière, insectes…).
Des entreprises spécialisées peuvent aider les professionnels à passer ce cap. Tous les documents peuvent ainsi être numérisés avec une qualité de restitution parfaite, identifiés et classés pour que toutes les personnes dans les différents services puissent adopter la politique d’archivage rapidement.
Les avantages pour les entreprises sont pluriels. Répondre à la volonté du gouvernement en la matière bien sûr, mais aussi pouvoir continuer à travailler sans perte de temps. Les entreprises à qui l’on externalise ce travail facturent à la tâche, mais peuvent proposer des packs intéressants, comprenant des services connexes.